Marco de financiación para grupos de trabajo 
 
Justificación del marco de financiación

Nuestra Asociación cuenta actualmente con varios Grupos de Trabajo de índole muy diversa, algunos de ellos con una larga y productiva trayectoria. La Junta Directiva de la AEET reconoce la importancia y potencialidad de estos foros de temáticas específicas y, por tanto, ha establecido un marco de financiación y/o apoyo para estos grupos, de manera que puedan contribuir más eficazmente a los objetivos de nuestra Asociación.

 
Ayudas para organización o funcionamiento

La convocatoria está concebida para apoyar la puesta en marcha y el funcionamiento de los grupos de trabajo, mediante diferentes tipos de actividades, como la realización de reuniones o acciones de comunicación y difusión.
 
Estas ayudas están reguladas por la Convocatoria de financiación a Grupos de Trabajo de la AEET. El importe global anual destinado a esta convocatoria estará determinado por la disponibilidad económica de la AEET en cada ejercicio. ​El número de ayudas a otorgar se fijará en función de la partida presupuestaria global anual destinada a este fin, no superando, en ningún caso, la cantidad máxima de 1000€/año por grupo. En caso de que un año las solicitudes recibidas superen en el presupuesto global fijado, se priorizará la adjudicación en función del impacto científico del evento propuesto y del apoyo expreso de la propuesta para que acudan estudiantes. 

A continuación, se detallan las condiciones en las que la AEET ofrece financiación a los Grupos de Trabajo.

 
Condiciones

1. Solo podrán optar a esta Convocatoria los grupos formalmente reconocidos como Grupos de Trabajo de la AEET.
2. Se podrá solicitar la ayuda en concepto de actividades de i) organización de reuniones, y ii) comunicación, tales como desarrollo de páginas web, creación de bases de datos, o imagen corporativa. En el caso de las páginas web y/o bases de datos, éstas deberán estar vinculadas de forma directa o indirecta a la web de la AEET, tanto de forma funcional como formal y deberá aparecer en ellas el logo de la Asociación en la cabecera de la portada o lugar predominante. En ningún caso se financiarán por esta vía gastos para inscripción o viaje a congresos o cursos de los miembros de los grupos.
3. La solicitud de apoyo debe ser presentada por la o las personas que coordinan el Grupo de Trabajo y deberá adjuntar una breve memoria justificativa* de las acciones a financiar y un presupuesto detallado de los gastos a realizar imputables a esta convocatoria. En el caso de que se trate de organización de reuniones, se debe especificar (1) título, lugar y fecha del evento, (2) previsión de número de asistentes, (3) programa previsto, (4) co-participación de otras instituciones. En el caso de reuniones, los gastos subvencionables incluyen cualquier partida necesaria para su ejecución incluyendo: Alquiler de espacios; Contratación de servicios de gestión de eventos; Edición de documentación (programas, libros de resúmenes); Dar visibilidad a los eventos organizados (cartelería, dominios web); Gastos de alojamiento y desplazamiento de ponentes plenarios (en reuniones/symposium/talleres no enmarcadas dentro de otros eventos) y Catering en sede (cafés, lunchs, etc), quedando excluidos los gastos accesorios fuera del objeto específico del evento, tales como las actividades sociales (cenas de clausura, visitas turísticas, etc.) y gastos en ítems poco sostenibles tales como el merchandising (bolsas de congreso, tazas, cuadernos, obsequios, etc.). Este tipo de ayuda pretende apoyar las actividades que no pueden autofinanciarse no siendo una aportación "a fondo perdido". Cualquier duda sobre los gastos imputables, particularmente si no está explícitamente incluido en estas bases, deberá ser consultado a la Secretaría de la AEET. La AEET también oferta apoyo "en especie" para la organización de reuniones o simposios, asumiendo la gestión administrativa de inscripciones a reuniones (gestión de cobros, emisión de facturas, pagos a proveedores, etc.), así como apoyo institucional en la difusión de las actividades programadas.
4. La AEET deberá figurar como patrocinador o colaborador en cualquier material de promoción. Para ello, se incluirá el logo de la AEET en el material de promoción/difusión, y si es posible, se hará mención de este apoyo en la inauguración del evento.
5. La memoria de la solicitud*, incluyendo el presupuesto, deberá ser enviado a la Secretaría de la AEET (Leyre Jiménez, info@aeet.org). En el caso de que se solicite ayuda para la celebración de reuniones, la fecha del evento deberá ser al menos dos meses después de la entrega de la solicitud. Las solicitudes serán evaluadas por la Junta Directiva en un plazo no superior a quince días desde su recepción.
6. Una vez que la AEET haya aprobado la acción (o acciones) financiable/s, se deberán presentar a secretaría (info@aeet.org) las facturas correspondientes a nombre (titularidad) de la AEET.. La AEET se compromete a pagar los gastos directamente a los proveedores, pero en ningún caso transferirá las cantidades correspondientes al coordinador o coordinadores del Grupo de Trabajo, a menos que se justifique la necesidad de ello y que se acuerde con la AEET las formas exactas de ejecución y justificación del gasto.
7. En el plazo de 3 meses tras el pago de la ayuda solicitada, los Grupos de Trabajo beneficiaros de ayudas deberán emitir un informe en el que detallen las actividades en las que se han empleado los fondos transferidos, y se evalúe su éxito con base a indicadores objetivos tales como: el número de visitas a la página web, número de asistentes y de comunicaciones presentadas en las reuniones, el desarrollo de nuevas iniciativas derivadas de la actividad y/o cualquier otro indicador que muestre como la actividad ha contribuido a la consolidación del Grupo de Trabajo, la incorporación de nuevos miembros y a incrementar su visibilidad: la redacción de notas de prensa, notas técnicas, artículos científicos, actas o resúmenes de las reuniones, la difusión de materiales, etc. Los reportes de las actividades serán publicados en la página web de la AEET.
8. La AEET financiará únicamente cantidades modestas, en cualquier caso, nunca superiores a 1000 euros. Se valorará positivamente la cofinanciación por parte de otras entidades u organismos, en cuyo caso se deberá acreditar explícitamente el aporte de la AEET al presupuesto total.
9. La convocatoria estará abierta a lo largo de todo el año sin plazos concretos de presentación o resolución, pero se recomienda presentar las solicitudes durante el primer trimestre del año, para facilitar la previsión del volumen de dotaciones solicitadas y su óptima distribución. Las subvenciones otorgadas se realizarán de acuerdo con la partida presupuestaria anual destinada a este fin. 

*Para solicitar una ayuda para el desarrollo de páginas web, creación de bases de datos, o imagen corporativa hay que enviar a la Secretaría de la AEET (info@aeet.org), una memoria justificativa que incluya el presupuesto desglosado de la ayuda que se solicita. Para solicitar ayuda para organización de eventos promovidos o participados por grupos de trabajo de la AEET hay que enviar este Formulario solicitud cumplimentado a la Secretaría de la AEET (info@aeet.org). 

Descárgate el marco de financiación en pdf aquí.